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Les meilleurs outils pour automatiser l’animation de sa communauté

Apprenez à automatiser un maximum de tâches grâce à des outils pour déléguer l'animation de votre communauté et booster son engagement !

Noémie Kempf
25/5/2022
7 min de lecture
Outil d'animation de communauté
https://komuno.club/blog/les-meilleurs-outils-pour-automatiser-animation

Si vous passez plus de temps à répondre aux messages privés qu’à penser les nouvelles stratégies de contenu qui vous permettront de faire grandir votre communauté, vous avez un sérieux problème. La bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas seul.e ! Ce problème est très certainement celui que rencontrent le plus souvent les Community Builders et Managers. En effet, il est très facile de se laisser happer par le flux continu de sollicitations et de notifications. Mais ce faisant, vous risquez aussi de perdre de vue l’essentiel et de faire les mauvais choix pour votre communauté…Heureusement, il existe un grand nombre d’outils dont le principal objectif est d'automatiser les tâches qui peuvent l’être dans votre communauté ! 🎉

 

En les connaissant (et en les maîtrisant), pourrez enfin vous concentrer sur ce que vous savez le mieux faire… C’est-à-dire, apporter de la valeur aux membres de votre communauté.

 

De l’onboarding à la publication de contenu, en passant par le suivi de vos objectifs, l’équipe Komuno a regroupé pour vous les outils d’animation d’une communauté qui offrent les meilleures fonctionnalités d'automatisation. Mais attention à ne pas vous délester trop rapidement des nombreuses casquettes qui sont celles des Community Builder ! Avant tout, il vous faudra apprendre à faire la différence entre ce que vous pouvez automatiser ou non...

 

Pourquoi et comment automatiser l’animation de sa communauté

 

La journée d’un Community Builder paraît souvent durer plus de 24 heures. C’est d’autant plus vrai si, en plus de créer puis animer une communauté, vous occupez également un autre poste au sein de votre organisation (ce qui est souvent le cas, on ne va pas se mentir : le CB est aujourd’hui encore un profil Marketing très polyvalent !).

 

Pour gagner du temps, et travailler sur des projets à forte valeur ajoutée, vous aurez besoin d’automatiser certaines tâches fastidieuses. C’est là que tout se complique : en effet, certaines sont plus faciles à déléguer à un logiciel que d’autres. C’est le cas, par exemple, de la planification des publications sur les réseaux sociaux, le triage des requêtes ou encore la production de rapports d’analyses. 

 

Attention à ne pas abuser de l’automatisation !

 

Automatiser ces activités chronophages vous permettra de libérer énormément de temps. Mais, au risque de nous répéter : certaines ne peuvent ou ne doivent pas être automatisées ! Vous risqueriez en effet de faire une mauvaise impression à vous membres. Par exemple, en les laissant qu’ils se font spammer par des chatbots si vous automatisez les interactions avec eux…

 

Un excellent exemple de cet usage immodéré pour automatiser tous les aspects de la communauté sont les bots Instagram. Chargés de liker, suivre et commenter les publications sur le réseau social, leurs interactions perdent de façon un peu trop évidente leur forme humaine.

 

Alors, même si vous en avez très envie, gardez en tête que même les outils d’animation d’une communauté les plus performants ne peuvent remplacer complètement votre travail. Leur laisser le champ libre risque de vous faire passer à côté de certains évènements... Votre publication programmée peut alors donner l’impression que votre marque est déconnectée. Ou que vous manquez clairement de tact.

 

Parmi les autres faux pas de l’automatisation, il vous faudra également éviter de poster toujours les mêmes messages sur les réseaux. Le temps que cela vous fera gagner ne compensera jamais un coût en crédibilité beaucoup trop élevé. Et ce, d’autant plus si vous êtes présent sur plusieurs réseaux, chaque audience ayant des attentes différentes.

 

Automatiser l’onboarding et les échanges au sein de sa communauté

 

L’onboarding fait certainement partie des étapes les plus cruciales du cycle de vie d’un membre de votre communauté. Comme dans de nombreux autres domaines, la première impression est décisive. En accueillant comme il se doit les nouveaux venus, mais aussi en leur partageant au plus vite les règles de la communauté qu’ils rejoignent, vous pourrez non seulement augmenter significativement votre taux de rétention, mais aussi gagner du temps, par la suite, en tâches liées à la modération...

 

GlueUp vous permet par exemple d’automatiser l’envoi d’un email de bienvenue personnalisé aux nouveaux dans la communauté. Vous pourrez notamment y inclure une présentation de votre communauté, des informations sur les avantages qu’en retirent ses membres, ou des instructions sur la façon dont ils peuvent vous contacter. GlueUp les aide également à prendre leurs marques via des vidéos d’intégration. L’application propose des outils d’automatisation pour engager la conversation avec les nouvelles personnes qui vous suivent sur les réseaux sociaux.

 

Napoleon Cat est un autre outil d’animation de communauté efficace. Il facilite la gestion des conversations autour de votre marque / organisation, notamment en répertoriant automatiquement le sujet dont elles traitent. Cet outil vous permet également d'automatiser des réponses définies aux questions fréquemment posées.

Napoléon Cat

 

Faciliter les rencontres entre les membres de sa communauté

 

Un excellent indicateur de la vitalité de votre communauté est sa capacité à générer des échanges organiques. C’est-à-dire, des discussions entre membres qui ne soient ni initiés, ni modérés par le Community Builder - aka, vous !

 

Slack propose d’excellents outils d’animation de communauté dans ce domaine. On peut par exemple mentionner Standuply, qui permet d’automatiser les réunions récurrentes en créant des points de contacts simples et fréquents dans votre Slack. Mais aussi Donut, qui réunit les membres d’une même communauté pour un café ou déjeuner virtuel. Donut vous permet par exemple de créer des canaux de mise en relation. Et même de mettre en place votre propre programme de mentorat virtuel (une bonne idée pour automatiser votre onboarding) !

 

L’automatisation du partage de contenu et de l’engagement

 

C’est certainement le domaine dans lequel il vous sera le plus facile d’automatiser votre travail. Les outils d’animation de communauté facilitant la planification des publications et l’engagement de vos membres sont en effet légion ! Vous pouvez par exemple vous tourner vers :

 

●  IFTTT, un outil d'automatisation puissant. Il vous permettra de créer et choisir des « recettes » pour automatiser des tâches spécifiques sur des réseaux sociaux comme Facebook ou Twitter. IFTTT vous permet également de publier automatiquement chaque nouvel article de votre blog sur les réseaux sociaux. Une alternative à cet outil est Zapier, son concurrent direct ;

●  Buffer permet de programmer vos publications sur les différents réseaux sociaux, en les ajoutant à votre “file d’attente”. Disponible gratuitement pour Twitter, Facebook, LinkedIn et Google+ et Pinterest, il faudra néanmoins prendre un pack payant pour ajouter d’autres utilisateurs. Ou accéder aux fonctionnalités avancées (comme l’optimisation des hashtags sur Instagram). Buffer peut aussi programmer des messages à publier régulièrement sur vos profils ;

●  Hootsuite est particulièrement apprécié des Community Builders pour répondre aux internautes qui mentionnent le nom de votre marque, ou certains mots clés. Mais c’est aussi un bon outil pour programmer vos publications. Il fonctionne différemment de Buffer et de sa file d'attente. Les utilisateurs gratuits ne pourront en effet programmer qu’une publication à la fois ;

●  Swello : encore un autre outil de programmation sur les réseaux sociaux, mais qui a la particularité d’être français. 🇫🇷 Depuis un tableau de bord unique, vous pourrez programmer et publier votre contenu sur l’ensemble de vos réseaux ;

●  Postfity vous permet de programmer jusqu’à 10 messages par jour sur l’ensemble de vos comptes (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) ;

 

L’automatisation des analytics

 

Générer des données quantitatives et qualitatives sur votre communauté est indispensable pour la faire évoluer. En mesurant l’engagement de ses membres, leurs interactions (sur vos propres canaux ou en messages privés), mais aussi votre capacité à les retenir au sein de votre communauté, vous pourrez adapter efficacement votre stratégie. Et proposer un contenu et des outils d’animation qui correspondent mieux à leurs attentes.

 

Si la plateforme qui héberge votre communauté (d’un réseau social comme Instagram à une plateforme comme Slack ou Discord) possède certainement déjà ces outils d’analytics, vous pouvez en faciliter la collecte le reporting et l’évaluation grâce à :

 

●  Rival IQ. Un excellent outil pour comparer votre engagement sur les réseaux sociaux. Mais aussi pour identifier les contenus les plus performants par rapport aux publications de vos concurrents. Facile à utiliser, il est aussi étonnamment perspicace dans ses rapports automatisés et personnalisés ;

●  Digimind : Digimind est un outil complet de veille des médias sociaux. Son dashboard permet de visualiser toutes les conversations autour de votre marque, de mesurer la performance de vos contenus et d'engager la conversation avec votre communauté.

 

Les autres moyens d’automatiser la gestion de votre communauté

 

Les meilleurs outils pour automatiser la gestion de votre communauté sont parfois beaucoup plus artisanaux qu’on l’imagine (on est bien placés pour le savoir…). 🤦‍♀️ Plutôt que de confier à des logiciels la tâche de générer du contenu ou d'accueillir vos nouveaux membres, vous pouvez aussi vous tourner des ressources plus humaines.

 

Les personnes qui composent votre communauté sont en effet de formidables leviers de son animation. En créant un contenu unique (ce que l’on appelle le User Generated Content), ou en endossant le rôle d’ambassadeurs, vos membres peuvent vous permettre de gagner beaucoup de temps. Et ainsi, donner une nouvelle direction à votre communauté.

 

De la sélection des nouveaux membres, en passant par l’onboarding, la modération, ou même l’organisation et l’animation d’évènements communautaires, vos ambassadeurs sont une force de frappe dont vous ne pouvez pas vous passer. À condition, bien sûr, de les récompenser en conséquence. Offrez-leur des avantages exclusifs, une visibilité plus grande au sein de votre communauté ! Et surtout, remerciez-les pour le temps précieux qu’ils vous font gagner !

 


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